ماده 3- در هر مورد که واحدهای ثبتی گزارش برای طرح در هیات نظارت ارسال می دارند باید نکات زیر را رعایت نمایند.

1- هر گاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد باید کلیه مدارک طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آنها را برای معاینه محلی به وسیله اخطار دعوت نموده و متذکر شوند که اولا عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیا هر یک از طرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت مراجعه نمایند و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آنها رسیدگی و مراتب و صورت مجلس و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده چگونگی را با ارسال سوابق و اظهار نظر صریح خود مبنی بر اینکه چه شخصی متصرف است و تصرفات به چه نحو می باشد به هیات نظارت گزارش نمایند.
2- در مواردی که بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی شود که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود باید مقدمتا مدارک مدعی را مطالبه و چگونگی را ضمن ارسال کلیه سوابق و اظهار نظر خود به اینکه ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع به نظر می رسد یا نه به ثبت استان گزارش نمایند.
ثبت استان چنانچه با توجه به سوابق امر تحقیق محلی را لازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور باید با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه و تحقیقات محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذکر شود که اولا عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیا هر یک از طرفین می توانند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه نمایند.
در وقت مقرر با معاینه محلی و تحقیق از شهود و مجاورین باید معلوم نمایند که ملک مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف مالکانه چه شخصی بوده و در موقع رسیدگی در تصرف کیست و مراتب را در صورت مجلس قید و اظهارات شهود و طرفین را نیز ذکر و به امضاء شهود و افراد ذینفع رسانده و سپس گزارش جریان را با اظهار نظر صریح تهیه و به ضمیمه کلیه سوابق برای طرح در هیات نظارت ارسال دارند.
3- در مورد اشتباه شماره ملک در آگهی ها تعیین گردد که شماره اصلی است یا فرعی و در محل نصب پلاک شده است یا نه و شماره مقدم و موخر شماره صحیح ملک چیست.
4- در مورد اشتباه در عملیات تحدیدی و آگهی آن توضیح داده شود که عمل به تبصره ماده 15 اصلاحی قانون ثبت میسر است یا نه و ضمنا وضع ثبتی مجاورین از هر حیث گزارش شود.
5- نسبت به اشتباه در نام و نام خانوادگی تصریح شود که در سایر مشخصات اختلافی موجود است یا نه.
6- نسبت به اشتباه در شماره اصلی قریه یا مزرعه یا قنات ذکر شود که نام آن صحیحا آگهی شده است یا نه.
7- در مورد اشتباه در مبدا و مظهر و مدار قنوات اعلام گردد که تا تاریخ صدور گزارش سهامی از آن منتهی به صدور سند مالکیت گردیده است یا نه.
8- چنانچه با انتقال تمام یا قسمتی از مورد تقاضا به دیگری اشتباها آگهی به نام فروشنده صادر شده باشد باید تصریح شود که اطلاع اداره ثبت از وقوع انتقال قبل از انتشار آگهی ها بوده یا بعد از آن و تاریخ اطلاع اداره و انتشار آگهی ها ذکر شود.
9- در مواردی که تقاضای ثبت ملکی کلا یا جزئا مبنی بر اشتباه پذیرفته شده باشد در گزارش تصریح شود که متقاضی یا قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا و یا تمکین به اصلاح مورد اشتباه هست یا نه.
10- نسبت به حق الشرب و حق گردش آسیا و امثال آنکه در آگهی اشتباها قید یا اصولا از قلم افتاده تصریح نمایند که نسبت به قنات مورد انتفاع جریان ثبتی در چه مرحله ای است و آیا ضمن تقاضا و یا تعیین حدود آن حقوقی که به شرح بالا در آگهی از قلم افتاده و یا اشتباه شده برای ملک مورد گزارش گواهی شده است یا نه.
11- در مورد اشتباه در تاریخ انتشار آگهی معلوم شود تاریخی که برای انتشار در نظر گرفته شده بوده است مصادف با تعطیل بوده و یا روز انتشار روزنامه نبوده و تصریح شود که قبلا در مورد سایر شماره های مندرج در آگهی در هیات نظارت مطرح شده یا در صورت طرح رای هیات به چه کیفیت صادر گردیده است.
12- چنانچه در جریان مقدماتی ثبت ملکی اشتباهی رخ داده و بدون توجه به آن در دفتر املاک وارد شده ولی به امضاء نرسیده باشد قبل از هر اقدام باید مراتب برای تعیین تکلیف به هیات نظارت گزارش شود.
13-در مورد اشتباه در عملیات ثبتی املاکی که قسمتی از آن اختصاصی و قسمت دیگر مشترک می باشد باید گزارش امر به ضمیمه کروکی ملک فرستاده شود.
14- در هر مورد که از طرف سازمان مسکن و یا اداره تعاون و امور روستاها مستندا به ماده 17 قانون تقسیم و فروش املاک مورد اجاره به زارعین مستاجر مورد تقاضای ثبتی کلا یا بعضا موات اعلام می شود باید موارد ذیل در گزارش صریحا قید گردد.
الف- ملک مورد ادعا در چه تاریخی درخواست ثبت شده و مستند قبول تقاضا چه بوده است.
ب- آیا ملک سابقه شماره گذاری در دفتر توزیع اظهارنامه دارد یا نه و در صورت وجود سابقه شماره گزارش مربوط به زمان اجرای مقررات ثبت عمومی می باشد یا بعدا برای آن تعیین شماره شده است.
ج- منشا و مستند مالکیت متقاضی ثبت چه بوده است.
د- نوع ملک و نحوه تصرف متقاضی ثبت چگونه است و در صورتی که موات بوده و قسمت هایی از آن بعدا احیاء شده آن مقدار که احیاء و عمران شده به چه میزان است و چه عملیات عمرانی در آن به عمل آمده و مربوط به چه زمانی است.
هـ - نقشه ای که شامل محدوده کلی مورد تقاضا و مشخص وضع زمین از جهت اعیانی و مستحدثات حدود و مساحت اراضی معمور و موات باشد تهیه و ارسال گردد.
و- در مواردی که شهرداری ها و ادارات دولتی بر طبق مقررات مربوطه تمام یا قسمتی از مورد تقاضای ثبت را قابل تملک خصوصی ندانند نیز به شرح مذکور عمل خواهد شد.
15- در هر مورد که به علت عدم اجرای مفاد تبصره الحاقی به ماده 75 آیین نامه قانون ثبت مصوب 4/6/1337 گزارش لاز