به استحضار می رساند بعضا در نشر آگهی برای انجام معاملات شهرداری اعم از مناقصه و مزایده به صراحت به مدارک و مستندات مورد نیاز جهت شرکت در مناقصه و مزایده اعلام می شود؛ اما در عمل برخی از شرکت های حاضر در این مناقصات و مزایده ها بر خلاف موارد خواسته شده در آگهی مستندات و مدارک دیگری در پاکات ارائه می کنند؛ برای مثال به جای وجه نقد یا ضمانت نامه بانکی سند تجاری چک ارائه می کنند که در بعضی مواقع به لحاظ عدم حد نصاب اعضای شرکت کننده در جلسه به تجدید جلسه مناقصه یا مزایده منجر می شود. این امر به نوعی شهرداری را متحمل هزینه هایی می نماید از قبیل نشر آگهی تجدید مزایده و یا مناقصه. اولا اعضای کمیسیون معاملات می توانند از باب جبران خسارت در مورد استفاده (ضبط) اسناد تجاری ارائه شده توسط شهرداری اتخاذ تصمیم کنند؟ به عبارت دیگر آیا کمیسیون معاملات صلاحیت صدور این قبیل آرا را دارد؟ ثانیا آیا در صورت عدم اتخاذ تصمیم توسط کمیسیون معاملات شهرداری می تواند برای جبران خسارت وارده از چک های مذکور استفاده کند؟

نظر به این که مطابق بند 2 ماده 5 قانون آیین نامه مالی شهرداری ها «دادن سپردهای که از پنج درصد مبلغ کل برآورد کمتر نباشد به صورت نقد یا اسناد خزانه یا ضمانت نامه بانکی» جزو شرایط اصلی شرکت در مناقصه یا مزایده است اخذ این گونه تضامین باید در پاکت جداگانه و پس از احراز تکافوی مبلغ و سند ضمانت صورت پذیرد. بدین صورت مورد سوال کاملا منتفی و ضمانت نامه لازم ابتدائا اخذ و ارائه دهنده آن در مناقصه شرکت داده خواهد شد. بدیهی است عدم رعایت این موضوع در اسناد مناقصه و اختیار دادن به شرکت کنندگان در قرار دادن ضمانت نامه در پاکت های سربسته و به همراه دیگر مدارک و پیشنهاد قیمت سبب بروز مشکلات بعدی خواهد شد. از این رو ضرورت دارد ارائه ضمانت نامه معتبر مطابق قانون در این مورد در زمان تحویل پاکت ها احراز شود؛ در هر صورت چنانچه در موارد گذشته به این امر مبادرت نشده است موجب قانونی جهت وصول وجوه اسناد بهادار ارایه شده از سوی شرکت کنندگان در مزایده یا مناقصه توسط شهرداری به عنوان خسارت یا جریمه وجود ندارد.