ماده 12ـ دفاتر ثبت نام می توانند بنا به مورد توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی اعم از دولتی یا غیردولتی ایجاد شوند. اشخاص حقیقی و نیز صاحبان امضای اشخاص حقوقی متقاضی دریافت مجوز راه اندازی دفاتر ثبت نام در کشور باید دارای شرایط زیر باشند:

الف ـ تابعیت جمهوری اسلامی ایران.
ب ـ تدین و عاملیت به احکام اسلام یا پیروی از ادیان به رسمیت شناخته شده در قانون اساسی.
پ ـ نداشتن پیشینه کیفری.
ت ـ عدم تجاهر به فسق و داشتن صلاحیت اخلاقی و حسن سابقه.
ث ـ عدم اعتیاد به مواد مخدر.
ج ـ انجام خدمت وظیفه عمومی یا معافیت دایم.
چ ـ دارا بودن حداقل مدرک کاردانی مورد تایید وزارتخانه های علوم تحقیقات و فناوری و بهداشت درمان و آموزش پزشکی.
ح ـ ارایه ضمانت معتبر.
خ ـ داشتن سابقه کار حداقل سه سال متوالی یا پنج سال متناوب مورد تایید مرکز میانی در بخشهای مرتبط با فناوری اطلاعات.
تبصره1ـ نوع و میزان ضمانت معتبر بر اساس دستورالعمل دفاتر صدور گواهی الکترونیکی میانی پیش بینی می شود.
تبصره2ـ شعب بانکها به عنوان دفاتر ثبت نام مراکز میانی تحت نظارت مرکز ریشه نظام بانکی از شمول این ماده و ماده (14) مستثنی هستند.
تبصره3ـ اشخاصی که مبادرت به اخذ مجوز راه اندازی دفتر ثبت نام با ملاحظه شرایط این ماده می نمایند مکلفند ظرف چهار ماه از تاریخ صدور مجوز نسبت به تاسیس دفتر اقدام نمایند. در غیر این صورت مجوز مذکور لغو شده تلقی می گردد.
تبصره4ـ متقاضی تاسیس دفتر ثبت نام موظف به تامین مکان فیزیکی مناسب مطابق دستورالعمل گواهی میانی طرف قرارداد و تهیه و نصب تابلو با درج شماره مجوز دریافتی از مرکز یا مراکز میانی طرف قرارداد می باشد.